[들어가는 글] AI 시대에 오히려 더 빛나는 단 1%의 차이
[일러두기] 이 책을 효과적으로 읽는 방법

제1장. 공문서의 정의: 행정의 언어를 이해하다
01 [개념] 대학의 모든 결정은 공문서로 기록된다: 정의와 효력
02 [종류] 목적에 따라 옷을 갈아입는 문서들: 내부결재, 대내발송, 대외발송
03 [구조] 기안문의 뼈대를 이루는 3단 구조: 두문, 본문, 결문
04 [시스템] 전자결재의 흐름을 타라: 결재선과 위임전결의 이해
05 [보안] 클릭 한 번에 새어나가는 정보: 개인정보 보안

제2장. 기본 원칙만 지켜도 고수 소리를 듣는다
01 [제목] 공문서의 출발점, 제목: 핵심 키워드가 포함되었는가?
02 [항목] 항목 기호의 순서와 위치: 문서 체계를 잡는 첫 번째 원칙
03 [근거] 행정의 뿌리: 관련 문서는 어떻게 명시할까?
04 [날짜] 올바른 날짜 표기: 글자 대신 마침표 활용하기
05 [시간] 24시각제 vs 오전·오후: 혼선 없는 시간 기록법
06 [용어] 한 끗 차이가 만드는 명확함: 헷갈리기 쉬운 일자ㆍ기간ㆍ학년도
07 [금액] 숫자와 한글의 조합: 단 한 자의 오차도 허용하지 않는 법
08 [표] 표의 위치와 너비: 시각적 안정감을 만드는 배치 원칙
09 [끝] 마무리가 깔끔해야 진짜 고수: ‘끝’ 표시의 정확한 위치
10 [붙임] 본문과 첨부 파일을 잇는 징검다리: ‘붙임’ 제대로 쓰는 법

제3장. 표현 하나가 공문서의 품격을 결정한다
01 [단문] 길면 꼬이고 짧으면 선명하다: 단문 위주 작성과 핵심 전달법
02 [번역투] 우리말의 결을 찾다: 번역투 정비와 조사의 미학
03 [일관성] 신뢰를 좌우하는 디테일: 통일성은 살리고 반복은 피하라
04 [단어] 단어 하나가 만든 1%의 차이: 행정 어휘의 정밀한 선택
05 [맞춤법] 띄어쓰기와 문장부호가 신뢰를 만든다: 문서의 격을 높이는 올바른 활용법

제4장. 결재권자의 안목: 공감을 얻는 공문서 설계 법칙
01 [역발상] 본문보다 ‘붙임’을 먼저 설계하라: 결과물을 그려야 시작이 보인다
02 [구상] 키보드에 손을 올리기 전, 메모지와 펜을 들어라: 논리의 지도 그리기
03 [준거] 규정 확인의 힘: 실수를 원천 차단하는 행정의 나침반
04 [재구성] 반복되는 공문의 기분 좋은 변신: 변경 내용은 더 친절하게, 더 선명하게
05 [도식] 백 마디 말보다 강한 한 장의 도식: 시각화와 도식화의 기술

제5장. 실전! 대학 공문서 사례 및 표준 템플릿
01 [첨삭] 뼈대부터 다시 세우는 기안문: 흔한 오류 사례의 Before & After
02 [비교] 목적에 따라 옷을 갈아입는 공문들: 계획과 결과, 내부와 외부의 차이
03 [정돈] 서술형을 개조식으로 바꾸는 기술: 3단계 변환 공식
04 [워크숍] 실무 100% 도전: 사례 분석과 모범 답안 쓰기
05 [상용구] 업무 효율을 높이는 상황별 문장 가이드: 기안문 문구 모음집

파이널 미션: 당신의 실력을 보여주세요
[부록] 마지막 1%의 디테일을 채우는 공문서 마스터키
01 [점검] 결재 전 1분! 공문서 자가 진단 체크리스트 20
02 [사전] 헷갈리기 쉬운 띄어쓰기: 모니터 옆에 두고 바로 찾는 실무 가이드
03 [덤] 기안의 속도를 2배 높이는 한글 단축키 20
04 [해답] 파이널 미션: 모범 답안 및 빨간 펜 첨삭 해설
05 [편람] 공문서 작성의 뿌리, 《2025 행정업무운영편람》 핵심 요약

[맺는 글] 37년의 내공을 담아, 후배들에게 건네는 따뜻한 악수
[참고문헌 및 추천도서]

저자 : 김명희
대학에서 문헌정보학을 전공하고 대학원에서 언론홍보학을 공부했다. 모교 도서관의 사서로 시작해 학사지원팀장을 거쳐 현재 경성대학교 교무처 부처장으로 재직 중이다. 오랜 시간 대학 행정의 최전선에서 보고서와 기획서를 쓰고 다듬으며 ‘올바른 공문서 작성’이 행정의 품격을 좌우한다는 사실을 깊이 깨달았다. 업무 표준화와 데이터 기반 행정에 깊은 관심을 두고, 한국교육학술정보원(KERIS) 연구자료 집필과 대학 내 다양한 데이터 분석 보고서를 발간하며 행정 전문가로서의 입지를 꾸준히 다져왔다.
부총리 겸 교육부장관 표창, 한국대학신문 대학직원대상 우수상, 한국사립대학교도서관협의회 특별상 등을 수상하며 대학 행정의 전문성을 대외적으로 인정받았다. 경성대학교 교육대학원 외래교수를 역임했으며, 2022년부터는 공문서 작성 사내 강사로 서고 있다. 신임 직원들이 행정의 바른길을 찾을 수 있도록 그간의 노하우를 후배들과 나누는 일을 기쁨으로 이어가고 있다. kimmhbusiness@naver.com

AI 시대에 오히려 더 빛나는, 베테랑만 아는 행정의 1%,
현직 교직원이 건네는 공문서의 품격

이 책은 단순한 맞춤법 교정이나 서식 안내를 다루지 않는다. 문서 한 장이 전자결재의 단계를 거쳐 최종 승인이라는 마침표를 찍기까지 결재권자의 시선에서 어떻게 검토되는지, 행정의 품격을 결정짓는 ‘보이지 않는 1%의 디테일’이 무엇인지를 정면으로 다룬다. 본 도서의 출간을 앞두고 진행한 사내 공문서 교육에서 수강생들의 반응은 뜨거웠다.

“공문서를 쓰다 보면 헷갈리는 부분이 많은데 이를 바로잡고 갈 수 있어서 추천하고 싶습니다.”
“사업단 직원, 계약직 선생님들, 공문서를 다루는 교수님들에게 특히 더 필요한 교육입니다.”
“기준이 확실하게 정립되어야 올바른 공문서 작성이 가능하다는 말이 크게 다가왔습니다. AI로 많은 문서를 작성하고 있는데 조심해서 써야 한다는 것을 깨달았습니다.”
“기준을 아는 사람만이 AI가 준 답도 알아볼 수 있다는 말을 실감한 교육이었습니다.”

이 책에는 그 기준이 담겨 있다. 전체 5장과 부록으로 구성된 이 책의 내용은 다음과 같다.
제1장 ‘공문서의 정의: 행정의 언어를 이해하다’에서는 공문서의 법적 효력과 대학 행정의 이중 구조(공공성과 자율성의 공존)를 짚으며 기록이 곧 행정의 존재 증명임을 환기한다. 내부결재·대내발송·대외발송의 차이, 전자결재 흐름과 위임전결, 개인정보 보안까지 입문자가 가장 먼저 알아야 할 기초를 체계적으로 정리한다.
제2장 ‘기본 원칙만 지켜도 고수 소리를 듣는다’는 이 책의 핵심이랄 수 있다. 제목 작성법, 항목 기호의 순서와 위치, 근거 문서 명시법, 날짜·시간·금액 표기, 표의 배치, ‘끝’ 표시, ‘붙임’ 사용법까지 행정안전부의 <2025 행정업무운영편람>에 기반한 10가지 기본 원칙을 대학 현장의 맥락에 맞게 풀어낸다.
제3장 ‘표현 하나가 공문서의 품격을 결정한다’에서는 단문 위주 작성과 핵심 전달법, 번역투 표현 정비, 통일성과 반복의 균형, 행정 어휘의 정밀한 선택, 띄어쓰기와 문장부호 활용법을 다룬다. 좋은 예와 오류 사례를 나란히 제시해 눈으로 바로 체감할 수 있도록 구성했다.
제4장 ‘결재권자의 안목: 공감을 얻는 공문서 설계 법칙’은 이 책이 여타 공문서 가이드와 가장 뚜렷이 구별되는 지점이다. 본문보다 ‘붙임’을 먼저 설계하라는 역발상, 키보드에 손을 올리기 전 메모지로 논리의 지도를 그리는 법, 반복되는 공문의 변경 내용을 더 선명하게 재구성하는 기술, 시각화와 도식화의 원칙까지 결재권자의 시선에서 문서를 거꾸로 설계하는 법을 제시한다.
제5장 ‘실전! 대학 공문서 사례 및 표준 템플릿’에서는 실제 대학 현장에서 수집·재구성한 사례를 바탕으로 흔한 오류의 Before & After 첨삭, 계획과 결과·내부와 외부 공문 비교, 서술형을 개조식으로 바꾸는 3단계 변환 공식, 상황별 상용구 모음집을 수록했고 파이널 미션으로 마무리한다.
부록에는 결재 전 자가 진단 체크리스트 20, 헷갈리기 쉬운 띄어쓰기 실무 가이드, 기안 속도를 높이는 한글 단축키 20, <2025 행정업무운영편람> 핵심 요약과 빨간 펜 첨삭 해설까지 담았다. 책상 옆에 두고 언제든 꺼내 쓰는 마스터키다.

책 속에서

p.42 “제목에서 이미 결재는 시작돼요.”
결재 대기 문서를 마주할 때 유독 손이 먼저 가는 기안문이 있습니다. 제목만 봐도 내용이 훤히 들여다보이는 문서들이에요. 그런 문서는 클릭하는 순간 이미 마음속으로 결재를 한 것이나 다름없습니다. 한 가지 당부하고 싶은 것이 있어요. 본문을 다 쓴 뒤에는 제목을 반드시 한 번 더 검토해 보세요. 많은 실무자가 기안문을 처음 열 때 입력한 제목을 그대로 둔 채 본문을 채워나갑니다. 전임자가 썼던 제목을 무심코 이어받기도 하죠. 그러다 보면 처음 구상했던 방향과 본문의 최종 결론이 미묘하게 달라질 때가 있습니다. 본문의 핵심 내용이 제목에 제대로 반영되었는지, 마지막으로 한 번 더 살피는 습관이 문서의 완성도를 결정해요.

p.91 “문장에도 수용 가능한 용량이 있어요”
뷔페에서 식판 하나에 스무 가지 음식을 한꺼번에 담으면 맛이 섞이고 보기에도 좋지 않죠. 문장도 마찬가지입니다. 자세히 설명해야 오해가 없을 거라는 욕심에 많은 내용을 한 문장에 꾹꾹 눌러 담습니다. 하지만 문장이 무거워질수록 정작 전달하려던 핵심은 그 무게에 짓눌려 보이지 않게 됩니다. 기안자는 결재권자와 수신자가 한 번에 소화할 수 있는 크기로 정보를 잘게 쪼개어 건네야 해요. 도입부에는 행동을 요청하는 핵심만 담고, 상세한 설명은 항목이나 붙임에 맡기세요. 문장이 가벼워질수록 여러분의 의도는 더 빠르고 선명하게 결재권자와 수신자에게 닿을 거예요.

p.159 “흔한 오류 사례의 Before & After”
[해설] 기본: 왜, 어떻게 고쳐야 하는가
날짜 표기. ‘07.06.’처럼 한 자리 날짜에 ‘0’을 붙이거나 ‘2026. 7. 13(월)’처럼 일자 뒤 마침표를 빠트리 것이 가장 흔한 실수입니다. ‘0’은 생략하고 ‘2026. 7. 6.’, ‘2026. 7. 13.(월)’처럼 연·월·일 뒤에는 반드시 마침표를 찍어야 합니다. 또한 물결표(~) 앞뒤를 띄우면 문서가 헐거워 보이므로 ‘2026. 7. 13.(월)~7. 29.(수)’처럼 붙여 쓰는 것이 표준입니다.

p.233 “맺는 글에서”
제 노하우가 절대적인 정답은 아닐지라도 후배들이 조금 더 간결하고 명확하게 공문의 본질을 담아내기를 바랐습니다. 제가 먼저 익힌 지혜를 나누고, 그 공유가 후배의 성장이 되고 나아가 조직의 가치로 이어지는 선순환. 그 힘을 믿기 때문입니다.